Functionerings- en beoordelingsgesprek
Ook met een trainer of coach is het belangrijk om eens in de zoveel tijd een gesprek over het functioneren in te plannen. Het doel hiervan is om de verwachtingen die de vereniging en de trainer van elkaar hebben duidelijk te krijgen en misschien wel te verbeteren. Zo kunnen jullie er samen voor zorgen dat de trainer gemotiveerd voor de vereniging aan de slag blijft gaan en ook de vereniging tevreden blijft.
Om een functioneringsgesprek goed te laten verlopen is het belangrijk dat:
- De gesprekspartners met elkaar op een gelijk niveau met elkaar spreken.
- Dit gesprek minimaal één keer per jaar wordt gevoerd.
- Er een duidelijk structuur is, dit helpt om objectief het functioneren te beoordelen.
- Een goede basis is de functieomschrijving.
Stappenplan voor een goed functioneringsgesprek:
- De trainer en de vereniging vullen voor het gesprek een formulier in waarop ze aangeven welke onderwerpen ze willen bespreken en brengen elkaar hiervan op de hoogte. Dit formulier kan eventueel aangevuld worden met andere gesprekspunten. Wij hebben alvast een overzicht van mogelijke gespreksonderwerpen voor u gemaakt.
- Probeer ieder gesprekspunt goed te bespreken en vraag door. Wees niet te snel tevreden met het antwoord. Daarmee wordt de andere ook geholpen om eventueel een probleem goed te benoemen. Maak vervolgens concrete afspraken. Zorg ervoor dat zowel de trainer als vereniging precies weten wat ze van elkaar mogen verwachten.
- Kom ook terug op eerdere functioneringsgesprekken. Zijn de afspraken die toen zijn gemaakt ook naar tevredenheid uitgevoerd? Maak eventueel een nieuwe afspraak en spreek dan ook een termijn af.
- Alle gemaakte afspraken worden kort vermeld in een gespreksverslag. Vermeld ook wie wat gaat doen en wanneer. Ook worden op het formulier gezamenlijk vastgelegd hoe hoog de verschillende aspecten van het functioneren worden gewaardeerd. U kunt hiervoor bijvoorbeeld ons formulier Gespreksverslag functioneringsgesprek gebruiken.
- Stel met elkaar vast of het gesprek aan de verwachtingen voldaan heeft en of de trainer tevreden is met het resultaat. Stem eventueel af welke afspraken met anderen gedeeld moeten worden en hoe. Stel vervolgens de volgende datum voor een gesprek vast.
- De vereniging zorgt ervoor dat het gespreksformulier volledig wordt ingevuld en binnen twee weken na het gesprek ter ondertekening aan de trainer wordt aangeboden. De trainer krijgt van het door beide partijen getekende formulier een kopie. Het originele formulier wordt door de verenging toegevoegd aan het personeelsdossier van de trainer.
