Reiskosten

Wilt u de reiskosten van bijvoorbeeld uw vrijwilligers of trainers vergoeden? Wij hebben de voorwaarden voor u op een rij gezet.

Reiskostenvergoeding voor werknemers

Fiscaal mag een werkgever voor woon-werkverkeer, maar ook voor zakelijke reizen en dienstreizen, een onbelaste vergoeding geven van € 0.19 cent per kilometer. Deze vergoeding hoeft niet bij de aangifte inkomstenbelasting als extra inkomen te worden opgegeven. Het maakt hierbij niet uit of de werknemer lopend, met het openbaar vervoer, met de fiets, met de taxi of met zijn/haar privéauto naar het werk komt.
Voor het openbaar vervoer mag u de werkelijke kosten vergoeden. Deze kosten zijn ook gericht vrijgesteld. U moet dan wel aannemelijk maken dat uw werknemer kosten heeft gemaakt voor reizen met het openbaar vervoer. Bewaar hiervoor bij uw administratie de (kopieën van de) vervoerbewijzen of de overzichten van de reizen en kosten die gemaakt zijn met de ov-chipkaart.

Een reiskostenvergoeding is alleen belast als het gaat om:

• Kilometers uit privé overwegingen. Denk aan de zogenaamde omrijkilometers (om bijvoorbeeld een kind naar de crèche te brengen).
• Kilometers waar u als werkgever zelf voor vervoer zorgt.
• Een vergoeding van reiskosten boven de € 0.19 per kilometer.
  U kunt deze vergoeding als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte. De werknemer ontvangt op deze manier dan toch nog de reiskosten vergoeding netto.

Doorbetaling reiskosten bij afwezigheid

De vaste (onbelaste) reiskostenvergoeding mag, fiscaal gezien, worden doorbetaald tijdens maximaal zes aaneensluitende weken waarin de werknemer afwezig is. Verwacht u langdurige afwezigheid? Dan mag de vaste reiskostenvergoeding nog onbelast worden uitbetaald gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. De vaste (onbelaste) reiskostenvergoeding mag weer uitbetaald worden vanaf de maand volgend op de maand waarin de werknemer weer is gaan werken.

Reiskostenvergoeding voor vrijwilligers

Volgens de Belastingdienst is een vrijwilliger een persoon die niet beroepshalve en op vrijwillige basis werkzaamheden verricht voor een organisatie of instelling die niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of voor een sportorganisatie, zonder dat hij daarvoor een reële arbeidsbeloning ontvangt.

Vrijwilligers kunnen de werkelijk gemaakte kosten voor het vrijwilligerswerk vergoed krijgen. Hieronder vallen ook de kosten voor openbaar vervoer of eigen auto. In principe zijn hiervoor twee mogelijkheden:

• De werkelijk gemaakte kosten: hiervoor geldt dat er geen limiet aan de vergoeding. Alle gemaakte en aangetoonde kosten die met het vrijwilligerswerk te maken hebben kunnen vergoed worden. Hierover is men geen belasting verschuldigd.
• Een vaste vergoeding voor kosten: Dit is met name handig als u geen bonnetjes wilt bijhouden. Hiervoor geldt een maximale vergoeding van € 170,- per maand en maximaal € 1700,- op jaarbasis. Let op! De maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoedingen, dus ook voor bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding.

Wanneer de vrijwilliger meer ontvangt dan de maximale toegestane vergoeding gaat de Belastingdienst ervan uit dat er sprake is van een vergoeding die in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. Deze vergoeding is dan belast voor de loon- en inkomstenbelasting.

U als werkgever moet de medewerker verlonen of u kunt aangifte doen via het invoerprogramma IB 47 (Let op: alleen toepassen indien sprake van incidenteel te hoge vergoeding). De vrijwilligers moeten zelf aangifte te doen.

Voor meer informatie kunt u terecht op de site van de Belastingdienst.